ビジネスマナーコラム：電話対応｜東京海上日動キャリアサービス

電話がなったら、すぐにとるようにします。
また、すぐにメモができるよう電話のそばには筆記具とメモ用紙の準備を忘れずに。

よく電話がかかってくる取引先や社内の人たちの名前を覚えることが、電話になれる第一歩です。もし相手が名乗らない場合や聞き取れなかった場合は、わかるまで確認するよう心がけましょう。間違えることのほうが、聞きなおすことより失礼にあたります。

相手の名前・電話番号・用件をメモし、復唱確認します。相手が伝言を依頼しない場合でも、電話があったことをメモに残し、本人に伝えるようにしましょう。

｢お電話ありがとうございました｣、｢よろしくお願いいたします｣、｢失礼いたします｣など丁寧な言葉で締めくくり、静かに受話器をおきます。
電話は、かけた方が先に切るのが原則ですが、お客様からの電話の場合は、お客様が切るのを待ちましょう。